SISTEM INFORMASI INVENTARISASI MANAJEMEN BARANG DAERAH

Gambaran Umum
Inventarisasi adalah kegiatan atau tindakan untuk melakukan penghitungan fisik barang daerah, meyakinkan kebenaran pemilikan, serta menilai kewajaran sesuai kondisi barang daerah. Dari hasil inventarisasi, dapat diketahui aktiva tetap yang benar-benar dimiliki oleh Pemerintah Kabupaten, kemudian dilakukan penilaiannya sesuai dengan kebijakan akuntansi Pemerintah Kabupaten. Hasil penilaian aktiva tetap akan merupakan saldo awal kelompok aset tetap dalam neraca atau merupakan dukungan atas saldo aset tetap dalam neraca.

Pelaksanaan kegiatan invetarisasi barang dikoordinasikan oleh Sekretariat Kabupaten c.q. Kepala Bagian Perlengkapan / DP2KAD dimulai dari wilayah terkecil yaitu kelurahan, kecamatan dan dari Satuan Kerja/ Unit Kerja terkecil yaitu Sekolah Negeri, Cabang Dinas/UPTD/Puskesmas, Satuan Kerja dan seluruhnya bermuara pada Bagian Perlengkapan untuk dikompilasi dan diolah.

Tujuan dan Sasaran Inventarisasi Barang Daerah
Tujuan Invetarisasi Barang Milik/Kekayaan Daerah adalah untuk :

1. Meyakini keberadaan fisik barang yang ada pada dokumen invetaris dan ketepatan jumlahnya
2. mengetahui kondisi terkini barang (Baik, Rusak Ringan, dan Rusak Berat)
3. melaksanakan tertib administrasi
4. mendata permasalahan yang ada atas inventaris, seperti sengketa tanah, kepemilikan yang tidak jelas, inventaris yang dikuasai pihak ketiga
   
5. menyediakan informasi nilai Aset Daerah sebagai dasar penyusunan neraca awal Daerah Sasaran invetarisasi atas Barang-barang Milik/ Kekayaan Daerah meliputi 

Tertib Administrasi :

a. membuat usulan penghapusan barang yang sudah rusak berat
b. mempertanggungjawabkan barang-barang yang tidak diketemukan/ hilang
c. mencatat/ membukukan barang-barang yang belum dicatat dalam dokumen inventaris
 

Sasaran invetarisasi atas Barang-barang Milik/ Kekayaan Daerah meliputi :

1. Barang inventaris yang dibeli/ diperoleh dengan seluruhnya dari dana APBD
2. Barang inventaris yang dibeli/ diperoleh dengan sebagian dari dana APBD
3. Barang inventaris yang dibeli/ diperoleh dari dana di luar APBD, misalnya barang hibah, hasil sitaan, dll.
4. Barang inventaris yang belum jelas pemiliknya tetapi dikuasai dan dikelola oleh instansi yang bersangkutan

Barang Inventasis Dalam Neraca Daerah
Hasil inventarisasi berupa jenis dan nilai aset Daerah akan digunakan sebagai data utama dalam penyusunan neraca awal Daerah. Pos yang akan menyajikan jenis dan nilai aset Daerah adalah :
1. Aset Tetap, yang terdiri dari rekening :

• Tanah
• Gedung dan Bangunan
• Jalan, Irigasi, dan Jaringan
• Peralatan dan Mesin
• Kendaraan
• Inventaris Kantor
• Aset Tetap Lainnya
• Konstruksi dalam Pengerjaan

2. Aset Lainnya, yaitu pada rekening :

• Built Operating Transfer (BOT), jika Pemda memiliki suatu bangunan yang dibangun dengan cara kemitraan dengan swasta berdasarkan perjanjian.
• Lain-Lain Aset, yaitu aset yang tidak dapat digolongkan dala jenis aset lancar, investasi permanen,dan aset tetap di atas.
• Untuk tumbuhan dan hewan ternak, pencatatannya dalam pos di neraca melihat konteks keberadaannya. Tumbuhan dan hewan ternak dapat dicatat dalam pos Persediaan, Aset Lainnya atau dicatat terpisah dalam buku tersendiri (ekstra comptabel).

Kriteria Kondisi Aset Tetap
Dalam Inventarisasi, pencatatan kondisi inventaris dibagi dalam 3 kategori yaitu Baik, Rusak Ringan, dan Rusak Berat. Informasi kondisi barang diperlukan dalam proses penilaian inventaris dan berguna sebagai salah satu data dalam pengambilan keputusan mengenai inventaris oleh pihak pengelola, seperti penghapusan barang, perencanaan pengadaan, perencanaan pemeliharaan, dan lainnya.
 

Dokumen Inventarisasi Barang Daerah
Inventaris harus diadministrasikan dengan tepat dan lengkap untuk dapat menyajikan informasi yang valid dan relevan. Informasi tersebut merupakan faktor penting dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan kekayaan Daerah. Informasi yang berasal dari data yang tidak valid dan relevan akan menyebabkan pengambilan keputusan yang salah.

Dalam perencanaan pengadaan barang, perencanaan pemeliharaan, dan proses penghapusan inventaris yang telah memenuhi persyaratan penghapusan tentu membutuhkan informasi dengan kualitas data yang memadai.
Untuk kepentingan penyajian informasi yang berkualitas diperlukan berbagai bentuk formulir atau dokumen inventaris. Macam-macam dokumen inventaris yang digolongkan menurut jenis kegiatan adalah sebagai berikut :
1. Kegiatan PENCATATAN

• Buku Induk Inventaris: kompilasi/gabungan Buku Inventaris.
• Buku Inventaris (BI): himpunan catatan data teknis dan administrasi yang diperoleh dari Kartu Inventaris Barang hasil inventarisasi.
• Kartu Inventaris Barang (KIB): kartu untuk mencatat barang inventaris secara tersendiri atau kumpulan/ kolektif yang diperlukan untuk inventarisasi atau tujuan lainnya selama barang tersebut belum dihapuskan. Contoh KIB yang harus diselenggarakan antara lain KIB Tanah, KIB Gedung, KIB Kendaraan, dan KIB Lainnya.
• Kartu Inventaris Ruangan (KIR): kartu untuk mencatat barang inventaris yang ada dalam ruangan kerja.

2. Kegiatan PELAPORAN

1. Daftar Rekapitulasi Inventaris: disusun oleh Kepala Daerah selaku Kuasa/Ordonator Barang dengan menggunakan bahan dari Rekapitulasi Inventaris Barang yang disusun oleh Pengurus Barang Satuan Kerja/ unit Kerja.
2. Daftar Mutasi Barang: memuat data barang yang berkurang dan atau bertambah dalam suatau jangka waktu tertentu, misalnya setiap 3 bulan (LMBT) atau setahun (LT1).

ANALISA SISTEM APLIKASI KOMPUTER
Untuk sistem aplikasi komputer Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah (SIMBADA), aplikasi komputernya diperoleh dari membeli program sehingga akan jauh lebih mudah dan tidak memakan waktu lama untuk dapat mengoperasikannya dibandingkan jika memesan ataupun membuat sendiri, dengan membeli dapat langsung dioperasikan sesuai dengan petunjuknya dan kalaupun diperlukan dapat dilakukan pelatihan bagi pegawai yang akan mengolah data Barang Daerah sehingga dapat lebih mengerti, memahami dan menguasainya.